Как распознать проблемы в командной коммуникации: 7 ред флагов

Эффективная коммуникация становится неотъемлемой частью успешной работы, но как понять, насколько хорошо мы взаимодействуем? Оценка эффективности командного взаимодействия – это не просто вопрос удобства, это ключ к повышению производительности, улучшению морального духа и созданию сплоченной команды.

Понять, что коммуникации в вашей команде выстроены неправильно может быть сложно, особенно если вы работаете в крупной компании. Обратите внимание на эти 7 признаков неэффективной коммуникации.

Каждый из нас хоть раз участвовал в совещании, суть которого легко укладывается в письмо по электронной почте. Согласно статистическим данным, 81% сотрудников раздражают затянутые совещания с коллегами. Они утомительны и отвлекают от настоящей работы. Постоянные сборы в переговорках с уточнениями могут вывести из себя кого угодно. Поэтому, как бы банально это ни звучало, прежде чем назначать собрание, подумайте, точно ли оно так уж необходимо.

Советы по эффективному проведению совещаний:

• Определите необходимый состав участников и ориентируйтесь на поставленные цели. Не приглашайте сотрудников, которые не задействованы в конкретном проекте.
• Четко определите цели совещания, разошлите повестку заранее, чтобы все участники успели подготовиться: для этого достаточно при создании совещания в Times в теле письма указать повестку и план проведения созвона.
• Импровизация отвлечет от основной темы и собьет с толку участников, поэтому создайте план предстоящего собрания и следуйте таймингу.
• Оптимизируйте время совещания, стараясь сократить его до необходимого минимума. Людям сложно поддерживать концентрацию в течение нескольких часов. Поэтому избегайте лишних разговоров и фокусируйтесь на ключевых вопросах.
• Предоставьте всем участникам возможность высказаться и выслушайте их мнения, поощряйте открытый диалог. Также контролируйте поток вопросов и прекращайте затянувшиеся споры.
• В конце не забудьте подвести итоги. Убедитесь, что указания были поняты правильно, и нет вопросов, требующих дополнительного обсуждения. Составьте протокол совещания и отправьте в электронном виде всем участникам совещания, даже тем, кого по какой-либо причине не было на созвоне

Одни молчат, другие что-то активно ковыряют в ноутбуке. В итоге вы лишаетесь львиной доли инновационных идей. Существует несколько причин, по которым сотрудники могут молчать на совещаниях:

• Некоторые могут чувствовать себя неуверенно или опасаться критики, предпочитая молчать, чтобы избежать конфликта или негативной оценки.
• Горящие дедлайны – не самое подходящее время для совещаний, поскольку большинство сотрудников хотят как можно скорее вернуться к своим задачам, чтобы сдать проект в срок.
• Если на совещании есть люди, которые доминируют в обсуждении, другие могут чувствовать, что их мнение никому неинтересно.

Решение: создайте более поддерживающую и открытую атмосферу, чтобы участники чувствовали себя комфортно и могли без страха высказывать свои мысли. Рассмотрите возможность использования различных техник мозгового штурма или других методов, способствующих активному вовлечению всех членов команды. Проведите индивидуальные беседы с участниками, чтобы выяснить причины их молчания и найти способы поддержать их активное участие.

Команда постоянно испытывает стресс и спешку из-за большого объема работы и неожиданных задач. Дедлайны горят, и сотрудники вынуждены решать проблемы на ходу без возможности заранее спланировать работу. Проблема заключается не только в коммуникации, но и в неэффективной организации процессов: задачи ставятся хаотично, отслеживание выполнения отсутствует, а приоритеты меняются.

Решение: важно установить четкий регламент постановки задач и выбрать удобный инструмент для трекинга, который обеспечит эффективное взаимодействие как между руководством и сотрудниками, так и между самими сотрудниками.

Даже если в коллективе процветает неформальное общение, команде важно придерживаться определенных норм и правил поведения. Например, сотрудник должен четко знать, какое поведение приемлемо, а какое не поощряется, к кому подходить с тем или иным вопросом. Для этого в компании составляется организационная структура, где отражены функции департаментов и отделов.

Руководитель играет ключевую роль в создании атмосферы уважения и формировании культуры признания. Показывайте людям, что вы их цените и формируйте ответные реакции у всего коллектива. Например, вы можете следить за значимыми датами, покупать и лично подписывать поздравительные открытки. Еще одна важная вещь – похвала. Взаимные подбадривания должны стать нормой в команде. Подчеркивайте успехи и достижения каждого.

Часто руководители переделывают задачи за своих подчиненных, потому что это проще, чем объяснять, где была допущена ошибка. Однако это путь к выгоранию как самого руководителя, так и сотрудника, который так никогда и не научится самостоятельности. Помните, что ключевое отличие руководителя от специалиста заключается в умении организовать не только свою, но и командную работу. Поэтому важно не просто дать людям больше самостоятельности, но и постоянно направлять их. Объясните, по каким критериям будет оцениваться работа (лучше использовать методику SMART), будьте на связи, если у человека появляются к вам вопросы, не «наказывайте» за ошибки и альтернативную точку зрения.

Иногда бывает так: вы поставили сотруднику какую-то задачу, пришел день дедлайна, а она так и не выполнена. Вы спрашиваете его: «Что случилось?», а он в ответ: «Мне нужно было уточнить одну важную деталь у Миши, я написал ему сообщение, но он так и не ответил, поэтому ничего не готово». Казалось бы, все очевидно: если Миша не отвечает на сообщение, ему нужно позвонить. Если Миша не ответил на звонок, необходимо привлечь руководителя. Однако на деле сотрудник просто не хочет брать на себя лишнюю коммуникационную нагрузку.

Чтобы решить проблемы такого типа, объясните, что иногда необходимо проявить инициативу и настойчивость в общении с коллегами для успешного выполнения задач, подчеркните, что он всегда может обратиться к вам и привлечь вас в качестве посредника. Спросите, какие пути выхода из ситуации он видит сейчас. Обсудите возможные стратегии действий и зафиксируйте результаты диалога.

Если вы замечаете только часть указанных признаков, не стоит сразу делать пессимистичные выводы: возможно, это связано с психологическими особенностями команды. Однако, если множество признаков проявляются ярко и одновременно, а также если некоторые люди начали вести себя в несвойственной им манере, возможно, что-то идет не так. Здесь важно подкреплять свои гипотезы реальной аналитикой, которую может предоставить отдел по работе с персоналом. Это поможет сэкономить ресурсы, принимать обоснованные решения, оптимизировать процессы управления персоналом и повышать общую эффективность работы коллектива.